（一） 使用手工档案管理的弊端。

手工档案管理的弊端在工商、税务、金融、保险等行业都会存在一定弊端：第一，纸质档案经过多次翻阅查询，容易损坏；第二，档案的整理、编纂工作耗时费力造成档案管理人员劳动强度大，档案资料管理困难；第三，查询比较慢，无法实现多人共享，造成查询效率低；第四：无法与业务系统及办公系统配合使用，信息流程断档等。

(二） 使用档案影像管理系统的必要性。

针对原始的手档案管理中存在的问题, 目前不少机关企业采用了档案影像化管理银行业的同仁普遍认为影像系统最大的好处就是提高了档案管理效率。税务部门感觉有了档案影像系统，查询、提取纳税户档案又快又准确，让他们从繁重的整理工作中解脱出来，有更多时间和精力投入税源管理中。保险企业的同志曾说，人身保险档案的特点是时间长，投保人与日俱增，导致库存压力越来越大。

自从有了档案影像系统，纸质档案资料在完成扫描后，就被真空包装封存，几乎不再受温湿度、获尘等环境因素的影响，延长r 档案资料的寿命，同时打包封存的资料不用装盒装箱，所占空间不到原来的三分之一，解决了人身保险档案存期长、库存压力大的问题。使用档案影像管理系统的好处是，第一,实现各类票据、档案存储、管理和查询的电子化，提升票据的保存质量;第二，规范档案管理流程.减少业务资料处理过程的人工干预；第三，确保数据处理过程及处理结果的完整性和可靠性，提高票据和档案材料的检索速度;第四，通过对档案的科学管理及高效利用，从而节省人力、物理和空间，节约成本、提高工作效率和单位服务水平。